Proses administrasi dilakukan oleh mahasiswa yang akan dan telah melakukan sidang. Kegiatan ini terdiri dari 2 jenis: bebas perpustakaan dan sumbangan. Bebas perpustakaan adalah surat yang menyatakan bahwa mahasiswa yang bersangkutan tidak mempunyai peminjaman lagi di Perpustakaan STEI Ar-rachman. Maka, mahasiswa yang telah membuat surat bebas perpustakaan telah dianggap keluar dari keanggotaan Perpustakaan STEI Ar-rachman dan tidak dapat melakukan peminjaman buku serta pendaftaran keanggotaan. Surat ini dibuat sebagai persyaratan pendaftaran sidang kelulusan . Sumbangan dilakukan oleh mahasiswa yang telah melakukan sidang, baik sidang Penulisan Ilmiah maupun Skripsi atau Non-Skripsi. Proses ini akan menghasilkan surat keterangan sumbangan yang digunakan untuk mengambil sertifikat atau Surat Tanda Lulus Sementara (STLS). Bebas perpustakaan

1. Bagi mahasiswa S1 tunjukkan Kartu Rencana Studi.
2. Petugas akan memeriksa data transaksi, apabila masih ada peminjaman maka pembuatan surat akan ditolak.
3. Apabila tidak ada peminjaman maka pembuatan surat bebas perpustakaan dapat dilakukan dan anda akan menerima surat tersebut sesegera mungkin.

Sumbangan Buku-Penulisan/Skripsi

1. Serahkan penulisan/skripsi yang akan disumbangkan dalam jilid hard-cover dan telah ditandatangani oleh dosen pembimbing, dosen penguji dan koordinator bagian Penulisan Ilmiah/Sidang. Bagi mahasiswa S1 yang sidang Non-Skripsi tunjukkan surat jadwal sidang.
2. Bersama penulisan/skripsi serahkan juga soft-copy penulisan/skripsi dengan format Microsoft Word (.doc) yang file-filenya terdiri dari: Bab (setiap bab merupakan file tersendiri), lampiran, daftar isi, daftar pustaka, abstraksi. Masing-masing merupakan file yang terpisah. Soft-copy ini dapat disimpan dalam media disket 3,5 inci atau CD-ROM.
3. Petugas yang menerima penulisan/skripsi dengan softcopynya akan memeriksa kelengkapan dan kondisi softcopy.
4. Softcopy tidak akan diterima apabila tidak memenuhi kelengkapan sebagaimana disebutkan diatas atau medianya (disket atau CD-ROM) tidak dapat dibaca oleh komputer Perpustakaan atau terinfeksi virus yang tidak dapat dibersihkan oleh sistem anti-virus yang dimiliki oleh Perpustakaan.
5. Apabila penulisan/skripsi dan softcopy telah lengkap (tidak bermasalah) maka petugas akan menyerahkan kembali penulisan/skripsi dan softcopy-nya bersama dengan daftar/blanko sumbangan.
6. Daftar sumbangan adalah daftar buku yang akan diserahkan oleh mahasiswa yang bersangkutan sebagai sumbangan wajib untuk perpustakaan.
7. Blanko sumbangan memiliki nominal : Rp 25.000,- untuk sumbangan dari mahasiswa S1 yang telah menyelesaikan Penulisan Ilmiahnya (Setara Sarjana Muda) dan Rp 50.000,- untuk sumbangan dari mahasiswa S1 yang telah menyelesaikan sidang sarjananya.
8. Daftar buku sumbangan terdiri dari beberapa item judul yang dapat dipilih oleh mahasiswa sebagai sumbangannya kepada Perpustakaan STEI Ar-rachman.
9. Mahasiswa menyerahkan kembali penulisan/skripsinya bersamaan dengan sumbangannya, yaitu buku yang sesuai dengan daftar buku sumbangan (disertakan pula daftar buku sumbangan yang diberikan sebelumnya) .
10. Petugas akan memproses sumbangan tersebut dan sebagai hasil akhirnya adalah surat keterangan sumbangan.